Wipmeb / RODO

Polityka Ochrony Danych Osobowych

Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych przez WIPMEB Sp. z o.o., ul. Pużaka 26, 38-400 Krosno, NIP 684-255-08-56, REGON 180384564 („Spółka”) i ma związek z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r. , s. 1) – dalej jako: „RODO”.

Adresatami niniejszej informacji są osoby fizyczne będące:

► dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, kontrahentami, w tym potencjalnymi Spółki;
► wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich dostawców, usługodawców, podwykonawców, kontrahentów;
► innymi osobami, których dane są przetwarzane w celach wykonania umowy pomiędzy dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, kontrahentami a Spółką, w tym w celu wystawienia lub realizacji faktur.
W niniejszej klauzuli informacyjnej Spółka, będąca administratorem danych osobowych („ADO”) informuje w szczególności o celu oraz sposobie w jaki gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe, o podstawie prawnej w oparciu o którą przetwarza Państwa dane osobowe, jak również o przysługujących Państwu prawach.

Wszelkie zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez ADO prosimy kierować zgodnie z poniższymi danymi kontaktowymi:
Urszula Bogusz
Tel: 0048 502 619 314
E–mail: koordynator.odo@wipmeble.com.pl

Rodzaje danych osobowych, źródło pozyskania danych

W związku ze współpracą (możliwością nawiązania współpracy) pomiędzy Państwem a naszą Spółką, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów na rzecz naszej Spółki lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy
korespondencyjne,
b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
c) numer PESEL,
d) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
e) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
f) specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej);
g) numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a naszą Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem a naszą Spółką. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z naszą Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Ponadto możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Państwa. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką, a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez ADO w określonych poniżej celach.
Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz okres przetwarzania danych w tym celu.

I.
CEL: zawarcie i wykonanie umowy
PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt b) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów .

W przypadku zawarcia umowy pomiędzy Panią/Panem, a Spółką, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.

II.
CEL: wykonanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem – jeżeli są Państwo osobami wskazanymi przez ten podmiot jako osoby do kontaktów
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest wykonywanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem, ochrona praw
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy Spółką a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.

III.
CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji
PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora.

W przypadku wykonywania umowy lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. realizacja zamówienia).

IV.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów

Dane udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione Spółce mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków Spółki oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Spółce. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie Spółka była zobowiązana do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.

Konsekwencje niepodania danych

W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli Spółki w zakresie działań zakupowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne a konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości.
W przypadku danych osób, które są stroną umowy zawartej ze Spółką – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.

Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane naszym zaufanym partnerom biznesowym, tj. podmiotom z którymi współpracujemy, w celach o których mowa powyżej. ADO przekazuje pozyskane dane osobowe do firm obsługujących ADO w zakresie teleinformatycznym, prawnym, jak również realizujących dostawę towarów, podmiotów świadczących usługi księgowe, dostawcom usług informatycznych, bankom, innym operatorom płatności, firmom windykacyjnym i audytorskim.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie będą podlegały profilowaniu.

Uprawnienia

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

► dostępu do danych;
► sprostowania danych;
► usunięcia danych;
► ograniczenia przetwarzania danych;
► przenoszenia danych;
► sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes ADO);
► cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).

Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pan odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.
Zwracamy uwagę, że:

► prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
► prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy;
► ADO może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest ► niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
► w niektórych przypadkach ADO może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Od dnia 25 maja 2018 przysługuje Pani/Panu prawo do wniesieni skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Środki zabezpieczające dane

Jako ADO wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych.

Nota prawna

Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 25 maja 2018 r. roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, będziemy informować Państwa o wszelkich istotnych zmianach za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych zwyczajowo wykorzystywanych kanałów komunikacji z Państwem.